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項目設計實施:提出和展示行動策略

2016-7-5 07:45| 發布者: admin| 查看: 344| 評論: 0

摘要: 對于行動學習小組制訂的策略和行動,有三種可能的實施選擇: ● 小組在最初成立時就已經被賦予了實施策略的權力,這種權力是小組成立章程的組成部分。因此,小組可以立即應用所提出的策略和解決方案。 ● 小組可能 ...

對于行動學習小組制訂的策略和行動,有三種可能的實施選擇:


● 小組在最初成立時就已經被賦予了實施策略的權力,這種權力是小組成立章程的組成部分。因此,小組可以立即應用所提出的策略和解決方案。


● 小組可能需要向高層管理人員提出計劃和建議,以得到其批準。如果獲得了批準,小組就可以實施策略了。


● 小組向高層管理人員匯報他們提出的建議。高層管理人員任命或成立另一個小組或業務單位來實施行動策略。


如果需要外部人員(例如,高層管理者、發起人,業務單元總監等)批準才能采取行動,那么小組就應該花費一些必要的時間和精力來精心制作一個行動策略,以說服他們采取小組所建議的行動。這可能要包括對小組決策和建議背后的事實和數據的理性和感性的介紹。一些組織(如波音公司,GE)不僅希望聽到小組所提出的策略,還希望聽到他們的學習收獲。


因此,當進入行動學習過程的最后階段時,迫在眉睫的最后期限往往會增加小組成員的緊迫感,使小組成員努力完成課題工作。小組在要在有限的時間內完成如下工作:數據的收集、測試結果的分析、建議的擬定、與利益相關者預覽建議,以及制定執行報告和演示等等。匯報工作的后勤工作非常復雜。在一些組織中,行動學習小組要在約定的日期和時間向執行發起人單獨匯報他們的建議。在其他組織中,如克萊斯勒、史密斯、固特異等,所有小組都要向高管團隊進行匯報,整個匯報過程被安排在一天之中。四個或更多的小組在給定的某一天里進行匯報,那么協調整個過程,確保每一個小組的建議都能夠獲得適當的傾聽就變得非常具有挑戰性了。


小組的準備


接收建議的個人或小組應該給行動學習小組提供一個他們想要接收內容的框架,例如:


● 團隊成員(包括發起人和教練)。為團隊提供重要協助的人有哪些。


● 要改變的現狀:以這樣的方式來表述:要解決的潛在障礙、通過組織的戰略、愿景或價值觀來證實該課題項目的重要性。回答這個提問:“我們為什么對現狀不滿意?”


● 所建議的解決方案的簡要總結。可能會包括解決方案目標的陳述、課題目標、課題范圍、完成課題的總時間框架、關鍵課題成員、總預算/成本估算等等。


● 業務變革情況。這里應該包括投資回報率、現金流或其他業務影響的計算。為評估建議設置衡量成功的具體方法,包括實現目標的最后期限。


● 對成本和(或)所需資源的估計。估計應該包括所需的人力資源角色,所需的技能和時間承諾,以及落實解決方案所需的費用。


● 重要的里程碑式事件。包括時間框架、階段和責任。


● 簡單的總結。對關鍵信息給出一個簡單的總結。


在匯報之前,史密斯國際公司提供了一個兩天的演講技巧培訓。培訓結束后,各小組對他們的匯報展開了練習。教練和每一個小組一起來審查錄像,并協助小組確定需要改進的地方。在克萊斯勒,在最終匯報之前,所有小組都有一個向教練組模擬匯報的機會。教練關注一系列非常具體的標準:小組可信嗎?他們互相支持嗎?說法令人信服嗎?需要變革的情況明確嗎?風險和收益確定了嗎?如果要立即采取行動,需要什么條件?每一個小組都至少會收到來自于其他小組和三位教練的反饋。


高管團隊的準備


通常情況下,無論是在面對面的中期會議期間,還是在虛擬會議之中,高層管理人員、發起人和教練都要做好扮演評估者或反饋信息提供者的準備。平均來說,大部分小組有30分鐘的時間來做展示,然后有30分鐘的時間來回答高層管理者的質疑。


在展示之后,高管團隊集中在一起分享對于所展示內容的印象和反應。教練則陪伴著小組回到準備間/匯報室。教練應該請行動學習小組對兩個關鍵問題進行反思:從自己所經歷的整個過程中,你學到了什么(三環學習)?對于組織,你學到了什么(雙環學習)?教練要求每個人用幾分鐘的時間做出回應。最后,教練分發反思指導書,以便于讓同伴教練在演示之后的一個月內對會議進行總結。


當小組在進行反思學習時,高管團隊成員應該完成反饋會議。其中一位高管成員要自愿擔任課題行動的執行發起人。這位志愿者要對高管之間的評估討論做好記錄,隨后向行動學習小組提供反饋意見。


提出與展示行動策略的清單


● 行動學習小組只提出建議呢,還是有權去實施行動策略?

● 行動學習小組在編制建議過程中得到指導了嗎?

● 審查小組是哪些人?他們的期望向行動學習小組進行傳達了嗎?

● 對于決策者來說,什么是重要的?

● 如何處理和實施小組的建議?

● 在行動學習小組的存續期間,高層管理人員、發起人和小組之間如何溝通?

● 行動學習小組將會共享學習收獲以及所提出的建議嗎?


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