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項目設計實施:安排和導入行動學習工作坊

2016-7-5 07:28| 發布者: admin| 查看: 211| 評論: 0

摘要: 一旦高層管理人員對在組織內導入行動學習表示支持,并建立了一個支持團隊,那么,把組織“拉到同一條船上”就很重要了。實現這一目標的最佳方式是召開一次導入性的行動學習工作坊,讓每個人了解行動學習的原則和利益 ...

一旦高層管理人員對在組織內導入行動學習表示支持,并建立了一個支持團隊,那么,把組織“拉到同一條船上”就很重要了。實現這一目標的最佳方式是召開一次導入性的行動學習工作坊,讓每個人了解行動學習的原則和利益。


這個工作坊也是展示高層管理人員支持在組織中使用行動學習的一個大好機會。一些組織會延長工作坊的時間來召開一個或兩個行動學習會議,使員工可以體驗行動學習并且進行現場觀察。工作坊會產生員工對行動學習的熱情,鼓勵他們參與項目,在某些情況下,還可以鼓勵他們在自己的業務單元中建立行動學習小組。因此,工作坊要任務清晰,令人興奮、內容翔實而完善,這一點非常關鍵,要能夠為行動學習在整個組織中的開展營造良好的氣氛,并得到了組織的承諾。


安排工作坊

在準備導入性工作坊時,必須做出一些關鍵性的決策。首先,誰來導入這個工作坊?企業內部是否有人有足夠的知識和經驗來引導和促進會議?

為了確定組織的初始利益和關切點,你不妨對一些員工做一個非正式調查,以確定他們對于行動學習可能存在的預期、偏見、以往的經驗和誤解。這將會讓籌辦者和主持人能夠了解大家最關心的內容,并敲定出最能應對這些關心和行動學習好處的工作坊的案例和話題。

后勤工作也很重要。要為行動學習工作坊提供一個有足夠空間的便利、安靜的地方。要有足夠的時間(最好兩到三個小時),而且不能太晚或太早,否則人們會遲到或在工作坊完成之前就離開。

你不妨事先確定一個問題或任務,這個問題或任務能代表大多數參與者的興趣,并且能在較短時間內最好地展現行動學習。如果這種情況不太可能的話,您需要在工作坊現場尋求一名志愿者提供一個問題。

有時,這樣做有一定的風險,因為通常沒有人會愿意提供一個問題,或者所提出的問題太復雜,無法在較短的時間內進行處理,或者對于出席工作坊的人來說不具備重要性。

理想的情況是,組織中的每個人都有機會參加本次工作坊。但如果空間有限,只有有限數量的人可以參加進來,就一定要聘請決策者和那些可以迅速把這個項目付諸行動的人參加進來。有一點非常重要,那就是要將工作坊的相關信息進行廣泛的推廣,激起大家參與的意愿,要捕捉住大家的好奇心,突出可以給大家帶來的好處。即使管理者要求大家踴躍參加,在工作坊之前通過口口相傳和(或)利用傳單和公司媒體進行宣傳調動大家的熱情仍然非常有價值。

在實施工作坊之前,請高層管理人員,或至少是一些管理人員確定他們想讓行動學習小組近期研討的問題或任務,這一點也非常有好處。這將能夠充分利用研討會上所創造的勢頭,并將這種能量快速轉化到行動學習項目之中。其他需要在工作坊之前準備的事項包括:決定行動學習小組成員是通過志愿者的方式確定還是通過任命的方式確定;確定行動學習小組的時間框架;以及選擇行動學習教練。


工作坊內容

兩小時的工作坊有三個不同的部分:

行動學習概覽、行動學習示范,答疑及下一步的工作。


行動學習概覽(30-45分鐘)


在導入性工作坊的第一部分,與會者需要清楚下列主題。

● 什么是行動學習,什么不是行動學習(即,它與質量圈、任務小組、戶外探險和其他問題解決小組的區別)


● 行動學習的益處,即解決復雜而緊迫的問題,開發領導者、團隊及組織

● 行動學習的六個要素和兩個基本規則

● 單問題式和多問題式行動學習

● 行動學習的基本原則和程序


行動學習示范(30-45分鐘)


行動學習需要示范;除非切實看到或經歷過,否則無法解釋行動學習如何以及為什么有效,也無法證實其威力和收益。如果組織已經確認了問題,那么就要宣布問題并確定四或五名志愿者。如果沒有確定問題,主持人表示需要四或五名志愿者,其中一個人要愿意分享一個問題或挑戰,讓小組來研討。

志愿者要聚集在講臺上或一個中心地帶,以便于使整個觀眾可以觀察到和聽到志愿者之間的互動以及行動學習教練的提問和評論。這時,需要提醒志愿者說話的時候在大聲一點,即使他們是與不遠處的人交談也是如此,以便于讓觀眾能聽得到他們。

主持人/顧問應該擔任起行動學習教練的角色,因為只有經驗豐富且熟練的人才能充分進行示范。成功的示范在很大程度上取決于行動學習教練的能力。


教練要事先說明,由于時間關系,她將會簡要地示范行動學習的各個階段,迅速跨越到后續階段,以便在規定的時間框架內經歷所有的階段。她還將表示,自己將擔任行動學習教練和培訓師的雙重身份,她會強調行動學習的原則,并向讀者描述所發生的事件。因此,與正常的行動學習教練這個角色相比,她將更加活躍、說話更多。

為了保持觀眾的興趣和學習,教練要請觀察者注意行動學習小組中的小組動態的變化、行動學習教練對于小組的影響、領導力技能的例子、以及他們所提出的好問題。在示范過程中,觀眾成員不允許提問,因為這樣將會破壞小組的凝聚力和方向,并且花費更多的可用于示范的時間。

在示范過程中,小組應迅速經歷問題重構、目標確定和策略性行動提出幾個階段,教練也許會有一次或兩次的介入。在小組工作了15——25分鐘后,教練會告訴小組他們還有五分鐘的時間用于問題解決和策略的提出,之后他會一些反思性的提問來結束演示過程。在演示過程中,小組會提出一系列策略,問題描述者或組織的代表需要對這些策略進行思考。

當小組完成了其工作時,教練會詢問問題描述者,基于小組提出的想法和策略,他將會采取什么樣的行動。在他介紹完計劃采取的行動后,問題描述者會被問到是否得到了幫助,如果得到了幫助,是如何得到的。當然,他一定得到了幫助,因為問題已經得到了澄清和重構,當問題被討論并從不同的視角來探索之時,積極的結果總是會出現的。

教練使用最后的五到十分鐘時間來向行動學習小組進行一系列的提問,以開發他們的個人、團隊和組織的學習,同時提醒觀眾思考她為什么要問這些問題以及這些提問的預期影響是什么。

答疑及接下來的工作 (15-30分鐘)


組織的主持人和(或)行動學習教練接下來要問觀眾,在與小組的提問、學習和行動相關的各個方面,他們觀察到了什么。對于觀眾關于他們不太清楚的行動學習的原則和做法的任何疑問,她要進行解答。重要的是,這個期間討論的重點是在這個過程中發生了什么,而不是問題本身,因為這個問題可能已經通過多種方式解決掉了。即使因為具有不同的視角,一些觀眾可能會有一些替代性方案,討論一些人所認為的更好的替代方案,這樣的討論是沒有意義的,因為這并不是這段時間的重點,有可能會錯過示范的關鍵點,即行動學習如何有效以及為什么有效。

此時,另一種選擇是在教室前面組建一個由組織的高級領導人、行動學習教練、公司的行動學習擁護者組成的一個小組。一般情況下,在接下來的關于行動學習的提問和討論中,小組可能會開始確定觀眾對于行動學習的理解和承諾,以及組織開展行動學習項目的具體的行動和步驟。


所有人體驗行動學習的機會 (2-4小時)


許多組織認識到了讓盡可能多的人體驗到行動學習(尤其是高級管理人員)的價值。這種參與能夠遠遠超越觀察本身。因此,他們會將導入性項目延長兩到四個小時,以便于使與會者能夠經歷一次或兩次行動學習會議。這些會議可以強化行動學習解決問題的威力和速度,并且提升這些參與者的領導技能。


規劃和評估工作坊籌備情況的清單


● 高層管理人員支持工作坊,并會出席工作坊嗎?

● 有足夠多的展示和示范行動學習的教練嗎?

● 有足夠的時間嗎?

● 所有合適的人都參加進來了嗎?

● 行動學習的基本要素都滿足了嗎?

● 示范活動得到很好的組織和策劃了嗎?

● 組織為示范階段確定了合適的問題或挑戰了嗎?

● 組織員工對行動學習的熱情度如何?

● 完成培訓工作坊的相關工作了嗎?以確保參加者:

(1)對于行動學習的基本概念和機制有切實的理解;

(2)認可反思性質疑和持續學習的價值。

● 是否可以獲得所需的外部資源和聯系嗎?

● 是否建立了在組織中開展行動學習項目的時間框架已經建立了嗎?(這是可選項,但重要的是,參與者意識到組織對于行動學習承諾的級別)

牛津大學出版社的行動學習經驗

作為牛津大學出版社眾多行動學習項目的結果,我們得到了下面的經驗教訓,以確保未來的項目可以取得更大的成功【馬歇(Marsh)和伍德(Wood),2001】:


● 確保高層管理者對于項目的支持,確保課題發起人對于其角色的重要性的充分理解。我們不但要堅持向發起人進行匯報,而且在課題開始之前請他們和參與者一起參加培訓。你必須有處理項目的最佳人選和能夠有效管理自己的時間來完成工作的最佳人選。


● 課題內容至關重要。如果課題和項目選擇不適當就注定要失敗。項目必須要大,但不能大到讓課題領導者和解決課題的小組無法在六個月之內解決。


● 課題的匯報可能需要多次的重新談判。必須有一些有限的結果,要注意持續改進的陷阱。一般來說,參與者和組織會對傳遞同樣的信息感到厭煩。要對課題進行有效的營銷,匯報時要具有一定的想象力。


● 行動學習項目的目的是采取行動。應該鼓勵參與者采取行動和做出決定,而不只是提出行動的建議。這是行動


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