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項目設計實施:選擇行動學習的組織問題/題目

2016-7-5 07:22| 發布者: admin| 查看: 183| 評論: 0

摘要: 選擇學習小組所要解決的課題或問題,對于行動學習在組織中的最終成功來說無疑是絕對關鍵的。需要創新性解決方案的緊急、復雜的問題和課題,將會展示組織對行動學習的承諾,并且確保行動學習項目所導致的行動和學習收 ...

選擇學習小組所要解決的課題或問題,對于行動學習在組織中的最終成功來說無疑是絕對關鍵的。需要創新性解決方案的緊急、復雜的問題和課題,將會展示組織對行動學習的承諾,并且確保行動學習項目所導致的行動和學習收獲會很大。因此,問題無論是由個人選出的,還是由業務部門或組織的最高領導人選出的,它們都應該是緊迫的、重要的、值得解決的,并且要有一個明確的采取行動的時間框架。

此時,需要做出一系列與行動學習問題的選擇相關的重要決定。


應該選擇什么類型的問題?


任何對組織重要且需要突破性策略來加以解決的問題都可以考慮。問題可能與運營、戰略規劃、人才、管理、市場營銷、客戶關系等相關。他們可能是需要幾個月的時間才能完成的重要而復雜的問題,也可能是需要當天就解決的快速、緊迫而次要的問題。可以作為行動學習問題的例子如下:


● 建立一個新的績效考核體系

● 為公司的制造部門制定一個全球性的戰略

● 處理心懷不滿的雇員

● 建立一個全球性的品牌業務解決方案

● 改進信息系統

● 降低運營成本1億美元


無論選擇了什么問題,都必須是小組已被賦予了權力和責任來解決并制定策略的問題。當問題給到小組后,就要告知小組成員,他們的任務僅僅是提出策略,還是也需要去實施策略。


應該由誰來選擇問題?


在單問題式的行動學習小組中,問題通常由組織的部門經理或CEO來選擇。選擇問題的人的層級越高,人們就越認為課題具有重要性。在多問題式的行動學習中,通常都是小組成員自己來選擇一個他們希望獲得幫助的問題

【案例】在波音公司選擇行動學習課題


在波音公司的全球領導力項目中,問題最初是由人力資源部門的人選出的。然而,當波音公司的執行委員會認識到行動學習小組所提出的策略行動的品質之后,執行委員會很快決定要選擇范圍更寬,且能為波音提供更大利益的未來項目。


在首次會議上由誰描述問題/課題


關于如何向小組描述問題方面,有許多不同的選擇:


1、問題所有者直接向行動學習小組描述問題。

問題描述者是問題的所有者,或與其他人共同擁有這個問題。如果問題被認為是一個組織問題,或者是一個業務部門的問題,并且有兩個或兩個以上的小組成員熟悉問題,此時,這些成員可以在描述問題和回答對問題的提問時提供協助。當然,如果問題所有者參加到行動學習小組中來,解決問題的興趣會更濃,對于所建立的解決方案的實施就更堅定。


2、問題所有者代表向小組描述問題。

但是,有時候,當問題所有者是一位經理人時,他無法保證自己能參加小組的每一次會議(正如第3章所提到的,對于成功地解決問題和學習來說,出席每一次會議是必不可少的),或者她感覺她的存在會減弱小組尋求新答案或檢查根本原因的自發性和勇氣。在這種情況下,她可以指定一名代表來描述問題,并確保小組提出的策略得以實施。


3、組織或問題描述者準備書面文件,在第一次行動學習會議開始前或一開始分發給小組。

組織可能會花費大量的時間來確定組織的關鍵問題,然后準備一個文件以提供問題的背景、意義、預期的目標以及解決問題的時間框架。如果問題所有者不能成為全職的小組成員,他應該出席第一次會議,并回答來自于小組的提問。在會議之間,他也應該能夠隨時回答提問,并表示他對于所提出的策略是支持的,或者自己也并不確定問題的答案(因為問題所有者可能是“知道、可以和(或)在乎”的人)。在可能的情況下,準備文件的人要出席第一次會議,提供對于問題的初始描述,并且回答小組的提問,這一做法非常有價值,這將有助于小組重構問題,并且協助小組成員確定和明確業務問題和交付物。


4、如果是小組本身所經歷過的問題,沒有人描述問題;請每個人把他或她所理解的問題寫下來,然后與行動學習小組的其他成員分享。

通常情況下,行動學習小組待解決的問題是一個全部或大部分小組成員都經歷過的問題。因此,與其讓一個人來描述問題(只是一人之見,可能與其他小組成員的看法不一致),最好給每個人一個平等地描述他或她所經歷的問題的機會。例如,一個組織內部的問題可以會被某個人看作是鼓舞士氣的問題,而另一個人可能會認為是領導力的問題,第三個人可能會認為是一個企業文化的問題,而第四個人可能會認為是能力較差。讓所有成員都提出自己的觀點,并請所有成員解釋他們為什么會如此看待問題,研討會議就可以以這種方式展開了。


在描述問題時要包括哪些方面?


對于問題提供的信息太少(使小組成員漫無目的)或者提供的信息太多(限制了小組思考解決方案的范圍)都不好,這需要一個很好的平衡。在描述問題時,問題描述者需要考慮到以下幾個方面:


● 課題的背景是什么?

● 組織將如何衡量項目團隊的成功?

● 你能給小組提供的關鍵信息是什么?

◎ 商業/戰略規劃?

◎ 營銷計劃?

◎ 競爭信息?

◎ 財務業績和計劃?

◎ 基準數據?

● 誰是小組應該見到的業務/職能關鍵人物?誰將負責安排他們與課題小組會面(例如,市場營銷、財務、制造、法律、采購)?

● 你怎么能幫助課題小組接近關鍵利益相關者?誰來安排這些會面?

● 小組需要關注企業之外的哪些關鍵人員——客戶、供應商、競爭對手、行業協會、政府機構?


解決問題的速度應該是什么樣的?


問題通常會有一個需要做出決定以及需要完成的最后期限。如果需要今天下午解決問題,行動學習小組就只能會面一次。如果決定需要在下周做出,組織可以安排小組兼職開會或者全職開會。如果最終的行動日期是一個月或六個月之后,小組就以兼職的方式會面。


問題描述者應該保留什么權利?


許多經理人不能或不愿意授權給小組,這可能會產生并不十分令人滿意的行動。如果小組很快認識到他們只是提供建議,而這些建議有可能會被組織應用,也可能不會被應用,在這種情況嚇,要想讓行動學習項目持續下來,是非常困難的。克服這種情況的可能方式包括以下幾種。


● 提供多年應用行動學習這種方式的相關組織的案例研究,如三星、諾華公司、微軟、波音公司等。

● 選擇一個重要但有內部影響力的問題,并有足夠的時間進行臨時測試和行動。


行動學習問題/課題選擇的清單


● 誰來選擇問題——組織?經理人員?小組成員?

● 誰來描述問題?

● 問題是否符合行動學習問題的標準?

◎ 問題是可行的和可管理的嗎?

◎ 問題迫切而重要嗎?

◎ 問題能提供學習和發展的機會嗎?

● 有完成項目的時間框架嗎?

● 問題或項目需要與高層領導討論嗎?

● 管理者和參與者明白這些問題的解決時間嗎?

● 是真正的問題嗎?還是管理者已經有了解決方案?

● 組織對于可能的策略有邊界條件嗎?

● 小組需要解決的是一個問題還是多個問題?

● 小組有權實施他們所提出來的建議嗎?

● 提出的解決方案首先需要提交給更高的管理者來實施嗎?如果是這樣,小組要向誰匯報所提出的建議?



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